Inventario
Ogni opera o documento riceve un identificatore stabile. Titolo, data, tecnica, dimensioni, iscrizioni, stato, provenienza, esposizioni, bibliografia e immagini vengono registrati soltanto quando disponibili.
Verifica
Le informazioni vengono confrontate con fotografie, etichette, certificati, cataloghi, corrispondenza e testimonianze identificabili. Le contraddizioni restano non pubblicate finché non sono risolte.
Aggiornamenti
Le schede riportano la data di aggiornamento. Correzioni sostanziali devono essere documentate internamente; nuove fonti possono modificare attribuzioni, date o relazioni tra i record.